IT-Unternehmer aufgepasst- Diese Hacks schenken dir 10 Stunden pro Woche | EP25

00:00:00: So, da Lele. Nächste Episode, heute sprechen wir mal ein bisschen vom Unternehmer zum Unternehmer rund um das Thema Produktivitätshacks und wie du dir pro Woche zehn Stunden spaßt.

00:00:16: Es ist so elementar wichtig, dass du in regelmäßigen Abständen eine Pause machst, am besten alle zwei bis vier Wochen, ich habe da meistens so einen kleinen Kalenderintrag, der heißt 80/20 Reflektion und du überlegst die Sachen, die du tust, so ein bisschen nach dem Pareto-Prinzip.

00:00:34: Was stifte wirklich am meisten Mehrwert und welche Sachen tragen nicht wirklich zum Unternehmensergebnis bei und das finde ich nicht nur auf Produkte und Co. und Dienstleistungen an, sondern vor allen Dingen intern.

00:00:48: Ich schaue mir an, was haben wir für Prozesse, wie wertstiften sind die und was passiert in der Praxis.

00:00:55: Soll man mal im Accounting, dann kriegst du, das ist ein Postfach, das mehrere Postfächer, z.B. ein Accounting-Ad, dann hast du dein persönliches Postfach und das kostet tatsächlich viel Zeit.

00:01:07: Wenn du das jetzt nicht gerade über einen Assistentin lösen lässt, dann pickst du die einzelnen E-Mails, meistens ein PDF-Anhang, extra hier ist diese PDF, liegst du in deinen OneDrive-Order, dann wiederholst du das Spiel für die nächsten 20 E-Mails.

00:01:22: Und dadurch, dass du jeden Tag E-Mails bekommst und für verschiedenen Diensten hast, dann plötzlich relativ großen Pool und hast immer wieder dieselbe banale Aufgabe.

00:01:31: Und jetzt denkt beim Alltag immer so, ja, das ist ja nicht so viel, weil wenn ich hier mal eine Minute da und da und da, man merkt dann aber oft, dass das so eine krasse Unterbrechung ist, dass man aus irgendeinem Flow wieder rausgerissen wird.

00:01:44: Wenn du also feststellst, du hast so repetitive, wiederkehrende Probleme und Aufgaben, dann überleg dir mal, kann ich das nehmen und zumindest teilautomatisieren.

00:01:56: Ich rede hier gar nicht im Speziellen über KI. KI ist eine Aufladung und es kann man sinnvollerweise für viele Geschäftsprozesse einsetzen, aber fang mit den kleinen Schritten an.

00:02:08: Nutze sowas wie SaPia, die Make, NL Tennis für andere Zwecke besser geeignet.

00:02:14: Was ich persönlich dann also als ersten Automatisierungsschritt gemacht habe, ich habe mir einen Ordner angelegt in meinem Postfach und habe SaPia so eingebohnt, dass jedes Mal, wenn die E-Mail dort reingelegt wird, der Anhang die PDF extrahiert wird, die wird nach Datum und Rechnungsnummer durch das Scraping der PDF extrahiert und in dem Folder X abgelegt.

00:02:38: Der Vorteil ist, du hast jetzt hier eine Standard, die sieht PDF, die immer in einem gewissen Muster folgt, was wunderbar einen Steuerberater ein Datel vergeben werden kann und/oder in die eigene Buchhaltung fliegen kann.

00:02:49: Man kann das auch direkt über Datel verbinden, wir finden es aber nach wie vor immer gut, so eine PDF-Kopie offline zu haben, die in einem Jahresordner, Monatsordner, dann gibt es einen Unterordner für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

00:03:03: Wenn jetzt diese E-Mail selbst die Rechnung ist, das kommt ja ab und zu mal vor, wenn du US-homekanische Dienst benutzt, dann ist das einfach nur html-Code, da steht alles drin, was du brauchst und du musst dann immer eine PDF drucken, super umständlich.

00:03:16: Und da kannst du auch mit Make oder SaPia das so hinterlegen, dass wenn feststellt, da ist kein Anhang dran, drucke diese PDF, gibt es Drittdienste, die per API ansteuerbar sind und erstelle eine PDF und mach das genauso.

00:03:29: Das führt jetzt in der Praxis dazu, dass wenn ich eine E-Mail in dieser Form bekomme oder mein Assistentin es sieht, dann nehmt sie diese E-Mail und wirft sie einfach in diesen Subfolder in meinem Postfach und in dem Moment wird der SaP getriggert, wir nutzen SaPia, ferns erster Stunde und diese PDF landet genau da, wo sie hin soll.

00:03:49: Und das sind so Kleinigkeiten, wo du selbst mit so kurzen Implementierungen, die diese Pause nehmen musst, zu reflektieren, wie kann ich meine Standardprozesse dich jeden Tag mache? Einfacher gestalten.

00:04:03: Und versuche ich hier auch nicht komplex zu denken, also ich bin nach wie vor riesen Fan vom KISS-Prinzip, keep it simple in stupid, machen MVP diese Automatisierung, wo schon mal ein Teilschritt gelöst wird.

00:04:15: Und dann später kannst du immer noch das Ganze, diesen SaP oder diesen Make, den du aufgebaut hast, durch weitere Elemente erweitern.

00:04:23: Das spart ihr so krass viel Zeit im Alltag und ich kenn's selber als Unternehmer manchmal Rentmann und Rentmann und Rentmann und vergisst, einfach mal Pause zu machen, sich einen guten Kaffee zu schnappen, sich mit dem iPad hinzusetzen oder mit Zell und Stift, um mal aufzuspezieren, wie sieht denn mein Alltag überhaupt aus?

00:04:42: Was raubt mir die meiste Zeit?

00:04:45: Und dann, als allererst Frage, bevor du überhaupt darüber nachdenkst, dass du automatisieren stellte, die Frage, brauche ich diesen Prozess überhaupt oder diesen Zeitschritt oder kann ich ihn nicht einfach eliminieren?

00:04:57: Das sehe ich ganz oft, wenn wir Produkte aufgebaut haben und dann sehe ich eine Nutzungsstatistik, keine Ahnung, 0,5 Prozent unserer Kunden nutzen dieses Feature.

00:05:05: Wir investieren aber im Durchschnitt 105 Stunden, um das aufrechtzuhalten.

00:05:10: Dann weiß ich, ich muss das streichen oder anders einbauen, dass wir weniger Aufwand haben und denselben Nutzen erzeugen.

00:05:17: Und diese Schablone in dem Ablauf, erstens, eliminieren.

00:05:21: Zweiter Schritt, sich die Frage stellen, lohnt sich die Automatisierung, das gilt nicht für alles.

00:05:28: Da gibt es eine sehr coole Matrix, so eine Gardnermatrix, wo du siehst, ab welchem Punkt lohnt sich die Automatisierung?

00:05:35: Ich packe mir die mal unten in die Show Notes rein, nutze die als Referenztabelle, um zu entscheiden, ob du diesen Task automatisierst oder nicht.

00:05:42: Jetzt gebe ich dir noch ein kurzes Praxisbeispiel, was wir im HR-Bereich gemacht haben.

00:05:48: Wenn du neuen Mitarbeiter bei dem Unternehmen einstellst, dann hast du immer die Challenge, ganz klassisch, dass irgendwer aus deinem Team oder du den Mitarbeiter in alles einführen muss.

00:06:00: Und davon rede ich von Software Tools, von Unternehmensregeln, Missionsgedanken.

00:06:08: Warum machen wir das hier? Wie verhalte ich mich im Team? Wie kommuniziere ich?

00:06:13: Und dadurch, dass man das pro Mitarbeiter immer individuell macht, gehen Sachen einfach unter.

00:06:19: Und schon im Onboarding-Prozess entstehen Wissen zu lücken für den Mitarbeiter.

00:06:23: Er weiß nicht, wie er sich verhalten soll und wurscht sich dann irgendwie durch.

00:06:27: Und das haben wir immer wieder erlebt. Dann haben wir gesagt, wir brauchen zwei, drei Stunden über mehrere Tage, um den Mitarbeiter einen Punkt zu bringen, wo er mit dem Team laufen kann, mit dem Team richtig kommuniziert.

00:06:40: Dann haben wir also beim Memmaspot einen Onboarding-Mikrokurs aufgebaut, der geht zwei Stunden und ist in verschiedene Kapitel eingeteilt.

00:06:48: Wenn bei uns im Unternehmen jemand anfängt, dann sagen wir, du pass auf.

00:06:52: Deine erste Aufgabe diese Woche ist verteilt über die Woche, guckt in die verschiedenen Kapitel ein.

00:06:58: Wenn du Fragen hast, kommen wir gerne auf uns zu.

00:07:00: Und wir haben festgestellt, es ist ein Game-Changer, weil du immer dieselbe Qualität an den Education-Mitarbeiter weitergibst, die SOPS richtig kommuniziert, die Standing Operation Procedures.

00:07:11: Und dadurch nicht mehr das Problem hast, dass Sachen auf der Strecke bleiben oder du jetzt mal einen schlechten Tag hast oder einen Mitarbeiter.

00:07:17: Ich vergesse einfach Dinge. Produziere so ein Videokurs einmal.

00:07:21: Das ist natürlich jetzt keine Automatisierung im Sinne von "Ich hau Savior oder Make dahinter", sondern es ist ein Produktivitätstool, was deine Zeit freiräumt.

00:07:31: Das geht natürlich nicht für alles.

00:07:34: Du brauchst jetzt keinen Kurs darüber machen, wie man Slack bedient oder Microsoft Teams, warum?

00:07:38: Weil oft wandelt man oder verändert man Softwarelösungen in eine Fly-Unternehmen und dann hast du meistens sehr outgedatete Sachen.

00:07:45: Auch bei so einem Onboarding-Kurs mischen wir das meistens.

00:07:48: Wir haben so die Kernstruktur im Video und führen den Mitarbeiter ein.

00:07:52: Und darunter haben wir ein Text-Teil, wo wir quasi aktuelle Softwarelösungen, die wir einsetzen, aufdröseln und grob stichpunktartig erklären, wie man damit umgeht.

00:08:01: Warum?

00:08:02: Weitereich ist der Videokontinent produziert Static und Idee und die Tools dahinter dürfen sich verändern, ohne dass du jetzt jedes Mal den Kurs aktualisieren musst.

00:08:11: Versuche also, fortlaufend zu identifizieren.

00:08:14: Alle zwei Wochen. Was kann ich umbauen? Was kann ich umgestalten? Und diesen Zeitblock, den du nimmst,

00:08:20: ich empfehle dir meistens zwischen zwei und vier Stunden, setz dich in Bauder an. Weil das ist das,

00:08:24: das dem mittelfristig so viel zeitfrei räumt. Und ich auch entlastet. Es gibt den Gefühl von,

00:08:28: hey, ich habe einen Block weniger in meinem schweren Rucksack, den ich umtragen muss.

00:08:34: Zweiter Produktivitätshack. Ich habe es in einem anderen Podcast schon mal angeteasert. Die Deepwork

00:08:42: Fokuszeiten und die No-Meeting-Zonen. Ich sage es dir ganz ehrlich, ich hasse Meetings. Weil oft

00:08:50: ist es so, ich blocke meine Zeit, die ich sonst mit Laserfokus in tolle Sachen investieren könnte.

00:08:56: Und bei so Meetings oft so, da hängst du entweder mit drin. Du trägst meistens nicht aktiv bei,

00:09:02: sondern hörst nur zu. Und oft reicht ein Summary von dem, was in diesem Meeting über eine Stunde

00:09:07: oder zwei besprochen wurde, um denselben Informationsstand zu kriegen, als wenn du dort mit

00:09:11: drin hängst. Also Meetings würde ich nur dann da durchführen oder das fühlen wir nur dann durch.

00:09:16: Wenn wir merken, es müssen zwei oder drei Leute wirklich konkret an einer Sache arbeiten und

00:09:20: jeder trägt was bei. In dem Moment, wo er nichts mehr beiträgt, ist bei uns eine eisere Regel. Wenn du

00:09:25: fühlst, du hast hier keinen Beitrag mehr zu leisten oder es ist einfach nicht relevant für dich,

00:09:30: dann verlässt du bitte das Meeting. Und da musst du nicht "Sorry" sagen, da musst du nicht mal " Tschüss"

00:09:34: sagen, da gehst du. Weil es bringt ja nichts, wenn deine Mitarbeiter oder deine eigene Energie in

00:09:37: was bind ist, was eigentlich überhaupt keine Value stiftet. Also hier ruhig auch mal einen Einsagen

00:09:41: und Meetings wirklich kritisch hinterfragen. Müssen wir jetzt wirklich eine halbe Stunde,

00:09:45: eine Stunde über das Thema sprechen? Oder kriegst du das, lieber Mitarbeiter, in Eigenregie raus?

00:09:50: Kannst du das mit anderen Kollegen abstimmen? Deswegen so Meetings, ich persönlich finde,

00:09:55: das ist absolute Tod. Guckst du heute in meinen Kalender, dann wirst du einen sehr leeren Kalender

00:10:02: vorfinden. Meine Woche ist geblockt mit Deep Work Blöcken, die von 8 Uhr morgens bis 1 Uhr

00:10:08: Nachmittag gehen. Montag bis Freitag. In dieser Zeit erreihst du mich wieder telefonisch, noch

00:10:13: über Slack, über Teams, über WhatsApp oder was auch immer. Ich gucke in der Regel auch nicht

00:10:19: morgens irgendwie, was passiert bei Slack oder was ist gerade Sache, sondern ich starte mit den

00:10:23: Sachen, die am meisten Value für das Unternehmen stiften. Das ist das, was ich in der Deep Work

00:10:28: Zeit mache. So wie ich jetzt hier am Vormittag nicht erreichbar bin und ein Podcast aufnehme.

00:10:32: Und was in meinen Filmen passiert, keine Ahnung, wird schon nichts kaputt gehen. Und diese Blöcke

00:10:37: musst du dir auch selber schaffen, sonst läufst du nämlich immer in dieses tägliche Chaos hinein.

00:10:42: Wenn du das erste, was du morgens tust, ist, dich sofort mit dem operativen Geschäft zu befassen,

00:10:47: hast du keinerlei Energie mehr, die wichtigen Themen am Nachmittag noch konzentriert anzugehen.

00:10:54: Und so streich dann Tag für Tag ins Leere und sagst, ja, nächste Woche mache ich das in das.

00:10:59: Und du versuchst eigentlich nur, brennende zu löschen, Mitarbeiter anliegen zu klären und

00:11:04: coh, lasst das nicht zu. Du musst diese Zeit verteidigen, musst das aber auch ganz klar

00:11:08: kommunizieren im Team, dass du in dieser Zeit nicht erreichbar bist, dass du hier Fokus in

00:11:13: Deep Work Zeit hast und dass du am Nachmittag die ganzen anderen Themen gerne angehst.

00:11:18: Du musst die deinem Team wissen und das ist auch alles gut. Dann ist die Erwartungshaltung klar.

00:11:22: Bei Kunden übrigens dasselbe. Also wenn ich jetzt irgendwie Kundengespräche oder so was führe,

00:11:26: ist es so, dass meine Kalendilings immer so aufgebaut sind, dass du frühestens am späten

00:11:30: Nachmittag mit mir sprechen kannst, weil ich es einfach nicht erlauben will, dass meine

00:11:34: Konzentration durch Ereignisse am Vormittag abgezogen wird. Ich gebe dir ein kleines Konzept mit,

00:11:41: dass ich irgendwann mal in Amerika aufgeschnappt habe, das APT-Konzept. Stell es dir so vor so

00:11:47: ein bisschen wie bei Weight Watchers, wo du eine gewisse Anzahl an Punkten zur Verfügung hast

00:11:52: pro Tag. Und wenn die ausgebraucht sind, dann geht nichts mehr. So wie bei den Weight Watchers,

00:11:57: wo ich sagen kann, ich kann jetzt für den Schnitzel essen, aber dann ist halt abends Feierabend.

00:12:02: Und du brauchst jetzt, wenn du in der Deep Work Session arbeitest, beispielsweise 5, 6 dieser 10

00:12:08: Punkte, die du am Tag zur Verfügung hast, brauchst du dafür aus. Und am Nachmittag nochmal 2,

00:12:12: nochmal 3. Und wenn du dann diese 10 erreicht hast, das kannst du ja festlegen, wie du magst,

00:12:17: dann ist alles, was danach kommt, fällt extrem in der Qualität, die du ablieferst. Dann kannst du

00:12:24: einfache Aufgaben machen, wie, keine Ahnung, den Friseurtermin buchen oder die E-Mails nochmal

00:12:29: durchgehen, Newsletter deabonieren, solche Sachen, die einfach keine kognitive Leistungsfähigkeit

00:12:35: benötigen. Versuche mit diesem Punktekonzept zu arbeiten, das hilft mir, dass ich einfach sage,

00:12:39: hey, dieser Tag ist am Vormittag, da blocke ich 6 Punkte, dann habe ich noch 4. Und wie investiere

00:12:44: ich diese 4 Punkte sinnvoll? Das Schöne daran ist, dadurch, dass du das visualisierst, ist es was

00:12:50: anders, als wenn du einfach nur Zeitblöcke blockst. Weil Zeit führt nicht automatisch zu mehr Leistung.

00:12:56: Du kannst 10 Stunden am Tag arbeiten, kannst 12 Stunden am Tag arbeiten, aber oft sind die letzten

00:13:02: Stunden des Tages gebeutelt. Und das kannst du auch nicht jeden Tag machen, weil irgendwann ist

00:13:07: dein Akku komplett aufgebaut, du brennst einfach aus, wenn du das jetzt genau 5 Monate hast gemacht.

00:13:11: So, wie kann ich also noch ein bisschen mehr Produktivität im Alltag freiräumen? Mein,

00:13:16: muss ich jetzt ganz vorsichtig sein, was ich sage, mein Mitarbeiter des Jahres. Ich hoffe,

00:13:22: mein Team hört die Folge nicht, ist, denke ich mal, k.i. So nutze ich im Alltag extrem oft

00:13:29: ggbt, die Voice Dictation Funktion und lasse nach meinem geistlichen August über 5 Minuten

00:13:37: runterbrechen und sage ich habe folgende Challenge, ich will folgendes formulieren, nutze ganz oft bei

00:13:43: Emails, dass ich einfach sage, okay, das ist der Status quo und ich will auf eine Kundenanfrage

00:13:47: antworten und rede einfach mit ggbt und dadurch, dass die Transkription extrem gut funktioniert,

00:13:54: trägst du so geile E-Mail Antworten daraus, die kann ich auch selber tippen, don't get me wrong,

00:14:00: aber es kostet mich halt die 10-fache Zeit. Also, ich finde heutzutage, den kompetitiven Vorteil,

00:14:06: das nicht zu nutzen, wirft dich als Unternehmen extrem zurück. Auch paar Formulierungen nutze ich

00:14:12: dann oft für den Feinschliff, sowas wie Claude, muss noch mal sauber zu schreiben,

00:14:15: bisschen Emotionen, gewisse Texte und Content zu bringen. Und das musst du dir wirklich zu

00:14:21: eigen machen, dass das ins Fleisch und Blut übergeht, solche Tools zu utilisen, weil du einfach so

00:14:26: viel Zeit spaßt. Du kommst aus der IT, es wäre ein Wunder, wenn du bis heute noch keine

00:14:30: Berührungspunkte mit der Technologie gehabt hattest, dennoch sehe ich ganz oft, man kratzte

00:14:35: einfach an der Oberfläche. Macht dir das so routine regelmäßig, neue KI-Tools auszuprobieren zu

00:14:39: sehen, kann ich damit meine eigene Produktivität mal 10, mal 20, mal 30 setzen, ich würde sagen,

00:14:47: es ist ganz locker möglich, von dem was ich in der Praxis auch selber so lebe. Bei Mitarbeitern,

00:14:51: was ich hier auch oft erlebe, was wir selber viel machen, Template orientiert arbeiten. Also

00:14:56: wir haben in jedem Prozessschritt, wo Kundenkommunikation stattfindet, ein klares Template,

00:15:01: das der Mitarbeiter nutzt. Wir haben ein Paar oder hatten ein Paar, die mit der deutschen

00:15:06: Rechtschreibung nicht so firm waren und da gab es ein bisschen, dass der Kone kann nie bewerten,

00:15:12: ob du jetzt fachlich richtig gut bist. Der kann sich nur einen groben Eindruck machen,

00:15:17: der vertraut dir, was aber bewerten kann ist, wie gut ist deine Rechtschreibung und deine

00:15:21: Kommunikation. Das strahlt ja auch Professionalität aus, wenn du das gut machst. Und das haben

00:15:26: wir gemerkt, dass Mitarbeiter gerade Techniker so ein bisschen salopp antworten, ein bisschen freaky,

00:15:30: teilweise sind ich mal hallo schreiben und dann haben wir wirklich einfach den Standardprozess

00:15:34: verschiedene Templates hinterlegt, die der Mitarbeiter benutzt. So gewährlasten wir einen

00:15:39: hohen Standard in der Kommunikation, stellen auch sicher, dass alles gesagt wird, was gesagt werden

00:15:44: muss. Und für mich dabei, das ist auch einfacher. Der hat immer wieder dieselben Templates, die ihr

00:15:49: für verschiedene Sachen nutzt, passt kleine Sachen an, alles ist glücklich. Also hier auch Templates

00:15:53: noch viel stärker in das Thema reingehen, weg von der Individualisierung. Und ich sage dir,

00:15:59: ich sehe das bei Unternehmen von verschieden Größen, dass die fünfmalen Bude hat die Probleme,

00:16:03: die 50-malen Bude hat genau dieselben Probleme, bloß das sich das Problem halt dann einfach

00:16:08: multipliziert, exponentiell steigert, weil viel individuelle Kommunikation passiert und dann

00:16:14: wird das Ganze noch träger und noch langsamer. Gut, da werde ich denke ich mal noch ein

00:16:18: anderer Episode ein paar anderen Hex machen. Ich hoffe, das reicht für heute. Das haben wir auch

00:16:22: schon wieder fast die 20 Minuten geknackt. Ich bedanke mich für den Zeit und bis zum nächsten Mal.